Ben jij het zat om je werkdag met een onvoldaan gevoel af te sluiten? Gaat bij jou de waan van de dag ook regelmatig ten koste van wat belangrijk is?
Dan heb ik een gouden tip voor je: "When you are hunting elephants, don't get distracted chasing rabbits.” (Thomas Boone Pickens)
Meestal starten we onze dag met het openen van onze mailbox en telefoon. Hierdoor zetten we het konijnenhok als het ware open. We richten ons op kleine onbelangrijke taken zoals het beantwoorden van e-mails, telefoontjes en andere interrupties. Door achter deze ’konijnen' aan te rennen raakt ons brein vermoeid.
Hierdoor hebben we steeds minder energie en zin om op ’olifanten’ te gaan jagen. We denken: die grote belangrijke taak doe ik straks wel. ’Olifanten’ vragen immers behoorlijk wat voorbereiding, denkkracht en focus. Maar van uitstel komt afstel. Zeker als de ’konijnen’ te pas en te onpas blijven opduiken. Hierdoor blijft wat belangrijk is op onze to-do lijst staan. En dat geeft een onbevredigend gevoel.
Zowel ochtend- als avondmensen ervaren een aandachtspiek in de ochtend. We hebben net geslapen en daardoor een verse lading brein-energie beschikbaar. Het is belangrijk om deze energie niet te verspillen aan het achterna zitten van ’konijnen’, maar juist dan op ’olifanten’ te jagen. Daarna kunnen we ons richten op taken die minder focus & cognitieve capaciteit vergen.
Hoe kun je dat slim aanpakken? Vijf adviezen:
1) Houd een paar dagen bij wanneer jij je gefocust en energiek voelt en wanneer je minder energie hebt. Daarna kun je jouw taken veel slimmer plannen. Gebruik in ieder geval de volgende categorieën: "resultatentijd" (olifanten), "responsietijd" (konijnen), "rusttijd" (pauzes) en “reflectietijd” (evaluatie & planning).
2) Plan blokken vooruit om aan grote belangrijke taken te werken. Doe dit op de momenten dat je de meeste energie hebt. Bijvoorbeeld in de ochtend van 8u-10u. Zorg ervoor dat je e-mail programma en telefoon uitstaan terwijl je aan deze taken werkt. Zo voorkom je dat het achterna zitten van ’konijnen’ jou belet om op ’olifanten’ te gaan jagen.
3) Zet taken in je agenda in plaats van op je todo-lijst zodat duidelijk wordt hoeveel tijd ervoor staat. Dat helpt om steeds beter in te schatten hoe lang een bepaalde taak duurt. En hierdoor kun je zien of jouw prioriteiten je agenda bepalen (in plaats van andersom).
4) Plan creatieve taken in op de namiddag wanneer de frontale cortex van je brein vermoeid is. Dan laten je hersenen gedachten ’passeren’ die er om 8 uur ’s ochtend nooit door zouden komen. Dat leidt tot meer creativiteit.
5) Werk je in een omgeving waar anderen je makkelijk kunnen storen (zoals een kantoortuin)? Zet dan een pluchen olifant op je beeldscherm als je aan een grote belangrijke taak werkt. Dan weten je collega’s dat jij je focus nodig hebt en dat ze je niet mogen storen.